Disposizioni organizzative per l'utilizzo degli spazi Auditorium e Piazza Coperta di Sala Borsa

Articolo 1
(Oggetto delle disposizioni)
1. Le presenti Disposizioni organizzative  individuano i criteri generali per l'utilizzo di Auditorium Enzo Biagi e Piazza Coperta di Sala Borsa nell'ambito di una programmazione delle attività affidata al Gruppo di lavoro di cui al successivo art.4.

Articolo 2
(Utilizzo degli spazi)
1. L'utilizzo degli spazi è destinato, in via prioritaria, alle manifestazioni di carattere istituzionale realizzate, sostenute, patrocinate dall'Amministrazione comunale e/o da Urban Center Bologna

2. L'utilizzo degli spazi è concesso con le modalità definite dalle presenti Disposizioni organizzative a soggetti, enti e associazioni che ne facciano richiesta per eventi di rilevante interesse culturale.
L'utilizzo degli spazi deve essere compatibile con tutte le prescrizioni relative alla sicurezza, con gli allestimenti e non deve essere in alcun modo di ostacolo al normale svolgimento dei servizi al pubblico della Biblioteca e di Urban Center Bologna.

3. Gli spazi possono essere dati in utilizzo gratuito per le finalità di cui al comma 2, con gli oneri previsti dalle presenti disposizioni.
Qualora vi sia la disponibilità degli spazi, il gruppo di lavoro che ne coordina la programmazione si riserva di concedere l'utilizzo a terzi per iniziative a carattere commerciale purchè compatibili con la destinazione complessiva degli spazi. Detti utilizzi saranno soggetti all'applicazione della tariffa e degli oneri di cui al successivo art.6.

4. L'utilizzo degli spazi come location per film, video, documentari e campagne pubblicitarie è consentito di norma durante l'orario di chiusura al pubblico.

5. Gli spazi non rientrano tra quelli disponibili per attività istituzionali collegate al mandato politico promosse da gruppi politici presenti in Consiglio Comunale o nei Consigli di Quartiere o per iniziative di gruppi politici in genere.

Articolo 3
(Modalità e limiti di utilizzo)
1. Gli spazi devono essere utilizzati in modo da evitare ogni possibile danno alle strutture e ai rispettivi impianti e attrezzature, siano essi fissi o mobili.
2. Durante le manifestazioni non è consentita, di norma, la vendita di beni e oggetti, anche se inerenti il tema della manifestazione stessa.
3. Tutti gli allestimenti aggiuntivi (arredi, strutture, pannelli, illuminazioni) dovranno essere preventivamente autorizzati e, in relazione all'entità degli interventi, certificati da un tecnico abilitato prima dell'inizio dell'evento.
4. Le sale dovranno essere restituite nelle stesse condizioni di funzionalità in cui sono state prese in consegna.

Articolo 4
(Competenze e composizione del Gruppo di lavoro)
1. La programmazione delle attività di Piazza coperta e Auditorium Enzo Biagi, collocati all'interno del complesso Sala Borsa, è affidata ad un gruppo presieduto e coordinato dal Direttore del Settore Cultura e rapporti con l'Università, composto di 5 membri così definiti:
- Direttore Settore Cultura e rapporti con l'Università, presidente
- Responsabile Biblioteca Sala Borsa, membro
- Responsabile U.I. Sicurezza e logistica aziendale - Direzione Generale, membro
- Rappresentante del Gabinetto del Sindaco, membro
- Rappresentante del Comitato Urban Center, membro

2. Il Gruppo di lavoro si riserva di valutare la compatibilità dell'evento per il quale è richiesto l'utilizzo degli spazi in rapporto alle destinazioni e alle prescrizioni indicate nel presente atto.

Articolo 5
(Prenotazione degli spazi)
1. Le prenotazioni degli spazi , per consentire una adeguata programmazione del calendario di utilizzo dei medesimi, dovranno pervenire secondo le modalità indicate dall'Amministrazione comunale almeno 30 gg prima della data richiesta, tranne casi particolari che saranno valutati dal Gruppo di lavoro. Le richieste riceveranno risposta sia in caso di accoglimento che di diniego.

Articolo 6
(Oneri per l'utilizzo degli spazi)
1. In caso di utilizzo della Piazza coperta l'utilizzatore, compresi i Settori dell'Amministrazione comunale e l'Urban Center, deve garantire:
_ presenza del Responsabile dell'evento durante le operazioni di allestimento e disallestimento;

_ presenza di 1 addetto responsabile dei materiali e della sorveglianza della mostra durante le ore di apertura al pubblico di Sala Borsa;

_ presenza di 1 addetto alla vigilanza interna durante le operazioni di allestimento e disallestimento, se in orario coincidente con l'apertura della Biblioteca; presenza di 3 addetti alla vigilanza interna se in orario non coincidente con l'apertura della Biblioteca;

_ lavori di facchinaggio e trasporto materiali e attrezzature;

_ pulizie della piazza e dei varchi dopo le operazioni di allestimento e disallestimento;

_ ricorso ad assistenza tecnica audio/video e impiantistica, se necessaria;

_ assolvimento eventuali oneri SIAE;

_ rimborsi delle utenze in caso di utilizzo in orario non coincidente con l'apertura della Biblioteca; i rimborsi delle utenze non saranno richiesti in caso di utilizzo da parte di Settori dell'Amministrazione comunale e delle istituzioni comunali (Cineteca, Galleria d'Arte Moderna, Inclusione sociale, Musei, Biblioteche, ecc.). Per l'anno 2009 il rimborso orario è fissato in euro 30,00, importo fuori campo IVA ai sensi degli artt. 1 e 4 del D.P.R. 633/1972; negli anni successivi l'importo sarà rivalutato in base all'indice nazionale dei prezzi al consumo al netto dei tabacchi.

2. In caso di utilizzo di Auditorium Enzo Biagi l'utilizzatore, compresi i Settori dell'Amministrazione comunale e l'Urban Center, deve garantire:

_ presenza del responsabile dell'evento durante il periodo di utilizzo

_ presenza di 1 addetto alla vigilanza interna durante tutte le ore di utilizzo se in orario coincidente con l'apertura della Biblioteca; presenza di 3 addetti alla vigilanza interna durante tutte le ore di utilizzo se in orario non coincidente con l'apertura della Biblioteca;

_ lavori di facchinaggio e trasporto materiali e attrezzature;

_ pulizia della sala e dei bagni;

_ assolvimento eventuali oneri SIAE;

_ ricorso ad assistenza tecnica convenzionata;

_ rimborsi delle utenze in caso di utilizzo in orario non coincidente con l'apertura della Biblioteca; i rimborsi delle utenze non saranno richiesti in caso di utilizzo da parte di Settori dell'Amministrazione e delle istituzioni comunali (Cineteca, Galleria d'Arte Moderna, Inclusione sociale, Musei, Biblioteche, ecc.).  Per l'anno 2009 il rimborso orario è fissato in euro 40,00, importo fuori campo IVA ai sensi degli artt. 1 e 4 del D.P.R. 633/1972; negli anni successivi l'importo sarà rivalutato in base all'indice nazionale dei prezzi al consumo al netto dei tabacchi.

I rimborsi delle utenze saranno incassati direttamente dall'Istituzione Biblioteche; nelle more dell'avvio amministrativo e contabile dell'Istituzione i rimborsi saranno incassati dal Settore Cultura e rapporti con l'Università, Biblioteca Sala Borsa.
Gli accordi tra le parti saranno regolati da un foglio condizioni che riepilogherà prescrizioni, divieti ed obblighi che l'utilizzatore degli spazi sottoscriverà per presa visione e accettazione.

3. I servizi di vigilanza, pulizie e assistenza tecnica sono da richiedere esclusivamente alle ditte affidatarie del servizio per il Comune di Bologna; i contratti dovranno essere conclusi e i pagamenti regolati direttamente con le ditte convenzionate, i cui nominativi verranno forniti al momento della sottoscrizione del contratto.

4. Le tariffe per l'utilizzo a pagamento sono equiparate alle tariffe determinate per l'utilizzo della Cappella Farnese, come disposto dalla deliberazione di Giunta Progr. n. 260 / 2010 - P.G. n. 278861 / 2010. Le tariffe sono fissate in euro 850,00 per mezza giornata, importo fuori campo IVA ai sensi degli artt.1 e 4 del D.P.R. 633/1972, e in euro 1.700,00 per giornata intera, importo fuori campo IVA ai sensi degli artt. 1 e 4 del D.P.R. 633/1972.
Fino a sei ore di utilizzo sarà applicata la tariffa prevista per metà giornata, oltre sei ore di utilizzo sarà applicata la tariffa prevista per la giornata intera. Si dovrà provvedere al pagamento della tariffa contestualmente alla sottoscrizione del foglio condizioni, secondo le modalità indicate dall'Amministrazione Comunale. Le tariffe saranno incassate dall'Istituzione biblioteche; nelle more dell'avvio amministrativo e contabile dell'Istituzione i rimborsi saranno incassati dal Settore Cultura e rapporti con l'Università, Biblioteca Sala Borsa.
Le tariffe sono comprensive dei costi delle utenze, ma non dei servizi tecnici.
Sono esentate dal pagamento della tariffa le iniziative realizzate dall'Amministrazione comunale, da questa sostenute o che godono del Patrocinio della stessa, e quelle promosse dalle istituzioni comunali  (Cineteca, Galleria d'Arte Moderna, Inclusione sociale, Musei, Biblioteche, ecc.)

Articolo 7
(Rinuncia e revoca)
1. In casi di impedimento a effettuare la manifestazione, l'utilizzatore deve far pervenire la rinuncia per iscritto all'Amministrazione e alle ditte affidatarie dei servizi almeno tre giorni prima della data di disponibilità della sala. In tal caso le somme già eventualmente versate al Comune saranno interamente restituite.
2. L'Amministrazione ha la facoltà di revocare in qualunque momento, motivatamente e per ragioni di pubblico interesse, il permesso di utilizzo già rilasciato.
Il soggetto destinatario del provvedimento di revoca non ha diritto al risarcimento di eventuali danni né al rimborso delle spese a qualunque titolo sostenute.
Le somme già eventualmente versate al Comune saranno interamente restituite.

Articolo 8
(Assicurazione)
1. E' richiesta copertura assicurativa a carico dell'utilizzatore per i materiali in esposizione e per eventuali danni a cose e a persone derivanti dagli allestimenti. E' facoltà dell'Amministrazione, in relazione all'entità dell'evento ospitato e in alternativa alla polizza, richiedere una liberatoria da parte del Responsabile dell'evento e firmatario del contratto di utilizzo.

Articolo 9
(Deposito cauzionale)
1. In caso di utilizzo a pagamento degli spazi è richiesto il versamento di un deposito cauzionale il cui importo non potrà essere superiore all'ammontare della tariffa dovuta

Articolo 10
(Risarcimento danni)
1. L'utilizzatore a qualsiasi titolo è tenuto all'immediato risarcimento di eventuali danni riscontrati alle sale, agli arredi e agli impianti. In caso di inadempienza si procede alla stima dei danni, alla rivalsa sull'eventuale deposito cauzionale e/o all'avvio del procedimento per la riscossione coattiva, fatta salva la facoltà dell'Ente di denuncia all'autorità competente.

2. E' inoltre a carico dell'utilizzatore, con esclusione di ogni responsabilità del Comune di Bologna, il risarcimento dei danni a persone o cose di terzi, incluso il Comune di Bologna, occorsi a causa o in occasione dell'utilizzo.