Carta delle collezioni

Le collezioni della Biblioteca Sala Borsa, in particolare le collezioni a scaffale aperto destinate al prestito, vengono sottoposte a revisioni periodiche, allo scopo di mantenere una raccolta documentaria viva, aggiornata e coerente con la missione e le finalità della biblioteca.
La biblioteca adotta dunque procedure standard di valutazione delle collezioni, dal punto di vista dell'uso, della data di pubblicazione, della qualità, della natura e della rilevanza "storica" dei documenti, per stabilire in maniera omogenea e non casuale quali materiali entrano a far parte del patrimonio "storico" e permanente della biblioteca, quali vengono accantonati e conservati temporaneamente, e quali infine vengono definitivamente eliminati dalle collezioni.
Per selezionare i documenti destinati all'eliminazione, la biblioteca adotta una procedura di scarto, basata sulla formula professionale denominata SMUSI (S = Scorretto, informazione falsa, M = Mediocre, superficiale, ordinario, U = Usato, deteriorato, di sgradevole presenza, S = Superato, I = Inappropriato, incoerente con la raccolta).
Tale procedura non viene applicata nella sua forma canonica e integrale, ma con accorgimenti e adattamenti funzionali da un lato alla biblioteca nel suo insieme e dall'altro alle esigenze poste dalle diverse aree tematiche presenti nelle raccolte generali e dalle sezioni speciali.
I documenti deteriorati vengono comunque scartati per essere eliminati o rimpiazzati.
I materiali scartati, ma ancora in buone condizioni, possono essere destinati, in dono o in scambio, ad altre biblioteche, secondo accordi stipulati, oppure possono essere ceduti a istituti o a singoli, alle condizioni più vantaggiose per la biblioteca, destinando eventuali ricavi in denaro a iniziative di carattere culturale e promozionale.
La biblioteca mantiene nelle sue collezioni i periodici di interesse locale e quelli la cui natura, il cui contenuto e la cui qualità, li trasformano nel tempo in strumenti di informazione e consultazione, di studio e ricerca, al di là della copertura e della durata temporale o solare dei fascicoli e delle annate.